Funktionsweise

Kategorie: Funktionsweise, Version 2.0, Version 2.1, Version 3.0, Version 3.5, Version 4.x

Die Synchronisierung von SimpleSYN erfolgt nicht in bestimmten Zeitabständen, sondern nach Bedarf. Sobald der SimpleSYN-Client und der SimpleSYN-Server eine Verbindung hergestellt haben, erfolgt die Synchronisierung kontinuierlich und nahezu in Echtzeit. Nach der Erstsynchronisierung werden dabei nur die reinen Änderungen am Outlook-Datenbestand abgeglichen. Die Outlook-Synchronisierung läuft dabei unauffällig im Hintergrund ab.

Zudem ist es möglich, einzelne Outlook-Elemente oder Ordner durch das zusätzliche SimpleSYN Outlook-Add-In manuell zu synchronisieren. Auch hierbei wird die Synchronisierung sofort durchgeführt, wenn SimpleSYN eine Verbindung hergestellt hat.

Beispiel: Wird eine neue E-Mail empfangen, eine vorhandene E-Mail geändert, gelöscht oder verschoben, dann synchronisiert SimpleSYN sofort diese Aktion auf allen Computern. SimpleSYN überprüft beim konfigurierten Zielordner, ob die E-Mail schon existiert. Sollte die E-Mail noch nicht vorhanden sein, wird sie in den Zielordner synchronisiert. Ist die E-Mail bereits vorhanden, wird die E-Mail nur synchronisiert, wenn eine Änderung an der E-Mail vorgenommen wurde. Falls der Zielcomputer nicht erreichbar ist, wird die E-Mail synchronisiert, sobald beide Rechner eine Verbindung über das Netzwerk aufgebaut haben.

Kategorie: Funktionsweise, Version 3.0, Version 3.5, Version 4.x

Wird SimpleSYN auf einem oder mehreren Computern nicht ausgeführt oder die Computer sind nicht über das Netzwerk bzw. Internet verbunden, können Synchronisierungskonflikte entstehen wenn:

  • ein Outlook-Element auf mehreren Computern geändert wird

  • ein Outlook-Element auf einem Computer geändert und auf einem weiteren gelöscht wird

SimpleSYN bietet Ihnen in der Benutzeroberfläche unter dem Menüpunkt „Konflikte“ mehrere Möglichkeiten, Synchronisierungskonflikte manuell zu lösen. In der Übersicht werden alle gefundenen Konflikte aufgelistet. Klicken Sie doppelt auf einen Eintrag und geben Sie im darauf folgenden Fenster an, wie SimpleSYN diesen Konflikt lösen soll. Hier haben Sie die Wahl zwischen:

  • Client-Element verwenden:
    verwendet das Element von der Clientseite, Änderungen auf dem Server werden überschrieben
  • Server-Element verwenden:
    verwendet das Element von der Serverseite, Änderungen auf dem Client werden überschrieben
  • Element kopieren:
    das Element wird nur kopiert und beide Elemente werden beibehalten. Bitte beachten Sie, dass das Element dupliziert wird
  • Nicht synchronisieren:
    das Element wird nicht synchronisiert. Beide Versionen des Elements werden beibehalten und als gleich behandelt. Hinweis: Wenn Sie eines der Elemente erneut ändern, wird das andere Element überschrieben

Wurde das Element auf einem der Computer gelöscht, haben Sie die Möglichkeit die Änderung beizubehalten, oder das Element zu löschen.

Alternativ können Sie Synchronisierungskonflikte auch von SimpleSYN automatisch auflösen lassen.

Kategorie: Funktionsweise, Version 4.x

Die SimpleSYN Businessversion 4 installiert einen Windows-Dienst. Wenn die Option „Als Windows-Dienst starten“ in den Optionen aktiviert wurde, startet SimpleSYN bei einem Windows-Start automatisch im Hintergrund, ohne dass sich ein Windows-Benutzer am System anmelden muss.

Die SimpleSYN Standardversion 4 und alle älteren Versionen unterstützen keinen Windows-Dienst. Die Synchronisierung findet hier nur statt, wenn ein Benutzer am Computer angmeldet ist und SimpleSYN ausgeführt wird.

Kategorie: Funktionsweise, Version 2.0, Version 2.1, Version 3.0, Version 3.5, Version 4.x

SimpleSYN nutzt bei der Synchronisierung keinen Cloud-Service, d.h. Ihre persönlichen Outlook-Daten werden online nicht auf einem Server zwischengespeichert. Die PCs müssen daher zum Synchronisieren gleichzeitig eingeschaltet sein (auch in der Businessversion).

Sollte ein Computer im Netzwerk oder Internet nicht erreichbar sein, da er z. B. ausgeschaltet ist, erfolgt die Outlook-Synchronisation sobald die Computer wieder im Netzwerk bzw. Internet verfügbar sind und SimpleSYN eine Verbindung zum SimpleSYN-Hauptcomputer (Server) aufgebaut hat.

Alle Outlook-Elemente, die bis dahin geändert oder neu erstellt wurden, werden von SimpleSYN erkannt und automatisch synchronisiert.

Hinweis: Die SimpleSYN Businessversion unterstützt ab der Version 4.0 das Starten per Windows-Dienst. D.h. eine Benutzeranmeldung ist beim Windows-Start nicht erforderlich.

Kategorie: Funktionsweise, Version 3.5, Version 4.x

Alle Elemente in den Outlook-Ordnern, die Sie in den Synchronisierungseinstellungen auf den SimpleSYN-Clients ausgewählt haben, werden automatisch synchronisiert.

Die Ordnerhierarchie unterhalb von ausgewählten Ordnern wird in der Standardeinstellung ebenfalls automatisch synchronisiert (z.B. Löschen eines Ordners, Neuanlegen eines Ordners, Ändern eines Ordners). Dies ist durch die ausgegrauten (also nicht veränderbaren) Pfeile in den Synchronisierungseinstellungen ersichtlich.

Verschieben und löschen des Ordners, der zur Synchronisierung konfiguriert wurde (also normalerweise die Ordner der ersten Ebene, die in den Synchronisierungseinstellungen angeklickt wurden), wird nicht automatisch übernommen.

Wird ein konfigurierter Outlook-Ordner verschoben oder gelöscht, so stoppt die automatische Synchronisierung dieses Outlook-Ordners und wird mit einem roten X in den Synchronisierungseinstellungen gekennzeichnet. Möchten Sie diesen Ordner an der neuen Stelle weiter synchronisieren, überprüfen Sie die Zuordnung des Ordners in den Synchronisierungseinstellungen auf dem Client-PC und speichern Sie die Seite ab.

Ein weiterer Hinweis: Wird ein Unterordner, der automatisch synchronisiert wird verschoben, so wird der Inhalt komplett neu synchronisiert, was unter Umständen zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen kann.

Kategorie: Funktionsweise, Version 2.0, Version 2.1, Version 3.0, Version 3.5, Version 4.x

E-Mail-Ordner von IMAP-Konten (z.B. Posteingang oder gesendete Objekte) werden in den "Synchronisierungseinstellungen" ausgeblendet, da IMAP von Haus aus schon die E-Mail-Ordner synchron hält (IMAP ist serverbasiert).

Sie können SimpleSYN für alle anderen Ordner wie Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen etc. verwenden.

Wenn Sie auch E-Mail-Ordner durch SimpleSYN synchronisieren möchten, dann verwenden Sie auf allen PCs ein POP3-Konto.

Kategorie: Funktionsweise, Version 3.0, Version 3.5, Version 4.x

Um den Konfigurationswizard erneut aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die SimpleSYN-Benutzeroberfläche
  2. Drücken Sie kurz die Taste „Alt“, um das SimpleSYN-Menü einzublenden
  3. Aktivieren im Menü unter dem Punkt „Hilfe“ den Eintrag „Konfigurationswizard beim nächsten Start anzeigen“
  4. Beenden Sie SimpleSYN. Klicken Sie dazu das SimpleSYN-Symbol im Infobereich der Windows-Taskleiste mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Beenden“.

Beim nächsten Starten von SimpleSYN wird nun der Einrichtungsdialog erneut angezeigt.

Kategorie: Funktionsweise, Version 3.0, Version 3.5, Version 4.x

Nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor, damit SimpleSYN beim Schließen von Outlook automatisch beendet wird:

  • Rechtsklicken Sie auf das SimpleSYN Icon in der Windows-Taskleiste und wählen Sie den Eintrag „Beenden“
  • Beenden Sie Outlook
  • Öffnen Sie die SimpleSYN Add-In Konfigurationsdatei ([Ihr Outlook Profilname].addin.config) mit einem Texteditor.
    Für Windows Vista/Windows 7/Windows 8/Windows 10 finden Sie die Datei unter:
    C:\Users\[Benutzername]\AppData\Local\SimpleSYN\4.0.0.0
  • Bitte fügen Sie dort den folgenden Code zwischen dem Abschnitt <appSettings> und </appSettings> ein:
        <!-- SimpleSYN wird beendet, wenn Outlook beendet wird. -->
        <add key="AutoExitSimpleSyn" value="true" />
        <!-- SimpleSYN wird gestartet, wenn das Add-In geladen wird. -->
        <add key="AutoStartSimpleSyn" value="true" />
  • Starten Sie SimpleSYN und Outlook