Synchronisation

Gültig für Version: Version 7.x

Nachdem SimpleSYN konfiguriert wurde und eine Verbindung zwischen SimpleSYN-Client und SimpleSYN-Server hergestellt wurde, startet die automatische Synchronisation. 

Automatische Synchronisation

Alle Outlook®-Ordner, die Sie entweder im Konfigurationsassistenten oder direkt in den Synchronisierungseinstellungen der SimpleSYN-Clients ausgewählt haben, werden automatisch synchronisiert. SimpleSYN überwacht kontinuierlich den Datenbestand und erkennt Änderungen automatisch. Sobald sich etwas an den ausgewählten Outlook®-Ordnern ändert, erfolgt die Synchronisation vollautomatisch im Hintergrund.

Beispiel:

Wenn Sie die Outlook®-Ordner „Posteingang“ und „Kalender“ zur Synchronisation ausgewählt haben und eine neue E-Mail empfangen oder einen neuen Termin erstellen, werden diese Elemente automatisch zwischen Ihren PCs synchronisiert.

Besteht bei einer Änderung an Ihren Outlook®-Daten keine Verbindung zwischen SimpleSYN-Client und SimpleSYN-Server, werden die Änderungen synchronisiert, sobald beide SimpleSYN-Installationen ausgeführt werden und eine Verbindung über das Netzwerk hergestellt wurde.

Ordner-Synchronisation

Mit der automatischen Synchronisierung von SimpleSYN können Sie nicht nur Hauptordner, sondern auch alle zugehörigen Outlook®-Unterordner automatisch synchronisieren lassen.

Dabei übernehmen die Unterordner automatisch die Synchronisierungsrichtung und Einstellungen des übergeordneten Hauptordners – ganz ohne zusätzlichen Konfigurationsaufwand.

Änderungen an der Ordnerstruktur unterhalb des ausgewählten Hauptordners, wie das Erstellen, Umbenennen oder Löschen von Unterordnern, werden von SimpleSYN vollständig erkannt und übernommen.

Wird ein Outlook®-Ordner vom SimpleSYN-Server und SimpleSYN-Client gleichzeitig umbenannt, so wird der Name vom SimpleSYN-Server übernommen.
Änderungen an dem ausgewählten Hauptordner werden nicht automatisch übernommen. Wird ein konfigurierter Outlook®-Ordner verschoben oder gelöscht, so stoppt die automatische Synchronisierung dieses Outlook®-Ordners und wird mit einem roten X in den Synchronisierungseinstellungen gekennzeichnet. Möchten Sie diesen Ordner an der neuen Stelle weiter synchronisieren, überprüfen Sie die Zuordnung des Ordners in den Synchronisierungseinstellungen auf dem Client-PC und speichern Sie die Seite ab.
Verschobene Unterordner werden auf der Gegenseite gelöscht und komplett neu synchronisiert. Gelöschte Ordner werden ebenfalls synchronisiert, der gesamte Inhalt wird in diesem Fall ebenfalls gelöscht.

Erstsynchronisation eines Outlook®-Ordners

Wenn ein Outlook®-Ordner zum ersten Mal mit einem bestimmten Zielordner auf einem anderen Computer synchronisiert wird, führt SimpleSYN eine sogenannte Erstsynchronisation durch. Dabei werden alle ausgewählten Outlook®-Elemente zu einem gemeinsamen Datenbestand zusammengeführt. SimpleSYN vergleicht sämtliche Elemente beider Ordner, ordnet identische Einträge einander zu und ergänzt fehlende Elemente automatisch.

Sind scheinbar gleiche Elemente auf mehreren PCs vorhanden, sich jedoch in einzelnen Eigenschaften unterscheiden (z. B. ein identischer Termin, aber unterschiedliche Kategorien wie „Blau“ auf PC 1 und „Gelb“ auf PC 2), erkennt SimpleSYN dies als Konflikt.

In der Standardeinstellung wird dieser Konflikt automatisch aufgelöst:
SimpleSYN übernimmt dabei stets das neueste Element. Das ersetzte Element wird jedoch gesichert und kann jederzeit aus dem SimpleSYN-Backup-Ordner wiederhergestellt werden.

Nach Abschluss der Erstsynchronisation werden bei allen weiteren Synchronisierungen mit demselben Zielordner nur noch die seitdem vorgenommenen Änderungen abgeglichen.

Die Erstsynchronisierung kann je nach Größe des betroffenen Outlook®-Ordners einige Zeit in Anspruch nehmen.
Löschungen werden erst nach der erfolgten Erstsynchronisation synchronisiert. SimpleSYN fügt keine Elemente zusammen. Ist ein Element in beiden Ordnern vorhanden und unterscheidet sich in Details, so wird dieses Element in beiden Ordnern doppelt eingefügt.

Speichern von Änderungen in Outlook®

Wenn ein Element in Outlook geöffnet wird – beispielsweise in einem eigenen Fenster (Inspector) oder in der Vorschauansicht einer E-Mail – hält Outlook dieses Element im Arbeitsspeicher vor. Dadurch werden Änderungen, die während einer Synchronisierung vorgenommen und gespeichert werden, nicht unmittelbar im geöffneten Fenster angezeigt.

Nimmt der Benutzer nun Änderungen an einem bereits geöffneten Element vor, kann es zu einer Fehlermeldung kommen:

„Das Element kann nicht gespeichert werden, da es verändert wurde. Möchten Sie stattdessen eine Kopie speichern?“

Um anschließend die aktuell synchronisierte Version zu sehen, muss der interne Zwischenspeicher von Outlook geleert werden. Dies geschieht normalerweise beim Schließen des Elements. In bestimmten Fällen – z. B. im Kalender – müssen jedoch zusätzlich der angezeigte Ordner oder die Ansicht gewechselt werden, da Outlook auch Elemente zwischenspeichert, die nicht explizit geöffnet wurden.

Änderungen in SimpleSYN Version 7:

In Version 7 speichert SimpleSYN Elemente, die während der Synchronisierung in Outlook geöffnet sind, direkt über Outlook. Dadurch werden Änderungen sofort im geöffneten Fenster aktualisiert. Weitere Änderungen des Benutzers führen somit nicht mehr zu der oben genannten Fehlermeldung.

Einschränkungen:

  • Das Element muss in Outlook geöffnet worden sein, während SimpleSYN bereits läuft.
    Wird Outlook zuerst gestartet und SimpleSYN später, können bereits vorher geöffnete Elemente nicht erkannt werden.
  • Es dürfen keine ungespeicherten Änderungen im geöffneten Element vorhanden sein.
    Um unbeabsichtigtes Überschreiben zu vermeiden, wird das Element in diesem Fall weiterhin nur im Hintergrund aktualisiert. Versucht der Benutzer anschließend zu speichern, erscheint erneut eine Fehlermeldung.

Einschränkungen bei bestimmten Datenfeldern:

Beim Speichern über Outlook werden einige Datenfelder nicht unterstützt. Dies kann zu Abweichungen in den synchronisierten Elementen führen, insbesondere bei benutzerdefinierten Feldern.

Sollte ein Element nicht korrekt gespeichert worden sein, kann über das SimpleSYN-Add-In eine Sicherung wiederhergestellt werden. Alle Elemente, die über Outlook gespeichert wurden, werden dort automatisch im Backup-Ordner abgelegt. Unter „Gelöschte Elemente wiederherstellen“ finden Sie diese mit dem Hinweis „Outlook change“ unter „Gelöscht von“.

Die wiederhergestellte Version entspricht dem Stand vor der Synchronisierung und kann somit veraltet sein.Um die aktuelle Version korrekt zu übernehmen, schließen Sie das Element auf dem Zielcomputer (oder Outlook vollständig) und nehmen Sie anschließend erneut eine Änderung auf dem Quellcomputer vor.